Riunione ordinaria n. 14 del 21 ottobre 2014: "La Business Intelligence nella Pubblica Amministrazione" – Dario Triscari

Dario Triscari

La Business Intelligence nella Pubblica Amministrazione – Dario Triscari
(Relazione statutaria)

La funzione svolta dalle “basi di dati” in ambito aziendale (noti anche come “database”), inizialmente si limitava a memorizzare dati generati da operazioni svolte all’interno dei processi gestionali. Il ruolo dei dati principalmente era quello di tenere traccia dei diversi processi aziendali, e quindi si discostava notevolmente dal ruolo di analisi comunemente interpretato al giorno d’oggi.

Sono anni che si sente parlare del concetto di Business Intelligence, il cui significato sta ad indicare un insieme di metodologie che permettono in modo efficiente l’accesso, l’esplorazione e l’analisi delle informazioni aziendali, archiviate in un grande “contenitore” (o repository) di dati, chiamato Data Warehouse. Oggi la Business Intelligence sta veramente diventando una tecnologia irrinunciabile per le aziende, le quali si trovano a gestire una quantità sempre crescente di dati, oltre a cercare di conquistare un vantaggio competitivo sviluppando un quadro chiaro e dettagliato dei propri clienti.

E sono proprio i clienti il fulcro attorno al quale oggi ruotano le strategie e i processi aziendali.

Le modalità di interazione con costoro sono cambiate considerevolmente nel corso degli ultimi anni; i clienti non solo si aspettano, ma addirittura pretendono che venga garantito loro un accesso ininterrotto a informazioni, prodotti e servizi, oltre a funzionalità a cui possano accedere autonomamente.

Anche i cittadini si aspettano che il settore pubblico diventi sempre più responsabile, trasparente e focalizzato sugli utenti. Tutto ciò avviene in una fase in cui i bilanci delle amministrazione risultano spesso in defict. E’ evidente che sia necessario un investimento finanziario per poter iniziare ad utilizzare i sistemi di Business Intelligence, ma è altrettanto evidente che la complessità e la vastità dei dati pubblici, nonché l’impatto più ampio in termini di utenza, necessità di un’analisi differente rispetto a quella funzionale ad aziende manifatturiere o terziarie.

I DSS (Decision Support System o sistemi di supporto alle decisioni) affiancano coloro che quotidianamente gestiscono i processi decisionali e permettono loro lo studio delle variabili del business, la comparazione degli scenari, la valutazione di azioni alternative, la simulazione dei processi aziendali. I termini che identificano tale famiglia di applicazioni software ne sintetizzano efficacemente le caratteristiche peculiari:

Decision: indica che l’attenzione è posta sui processi decisionali e sui problemi affrontati nell’ambito delle attività direzionali, piuttosto che sui processi transazionali.

Support: definisce il ruolo delle tecnologie informatiche e dei metodi quantitativi utilizzati, derivanti dalla ricerca operativa; questi ultimi, nel loro complesso, costituiscono uno strumento ausiliario e non sostitutivo dei decisori aziendali, che agiscono anche in funzione di elementi soggettivi non codificabili quali l’esperienza e la creatività.

System: sottolinea l’esistenza di un contesto coerente di risorse, strumenti informatici, utenti e metodologie di analisi.

Con termine alternativo, questi sistemi vengono definiti “software di Business Intelligence”, la cui prima definizione venne coniata nei primi anni ’80:

“La Business Intelligence è il prodotto dell’analisi di dati quantitativi di business. E’ destinata a produrre riflessioni atte a consentire ai responsabili aziendali di operare decisioni consapevoli e informate, oltre che a stabilire, modificare e trasformare le strategie e i processi di business in modo tale da trarne vantaggi competitivi, migliorare le performance operative e la profittabilità e, più in generale, raggiungere gli obiettivi prefissati”.

La grande ricchezza di dati rappresenta la base ideale per impiegare al meglio le potenzialità della funzione analisi DSS che, sfruttando appieno la tecnologia di analisi multidimensionale OLAP (On-line transaction processing), mette a disposizione dei responsabili dell’azienda o delle P.A. (Pubbliche Amministrazioni n.d.r.) , uno strumento di analisi interattivo completamente in grado di trasformare in informazioni “processabili” i propri dati.

Nel corso degli ultimi anni abbiamo visto le P.A. dotarsi di tali strumenti per rispondere alle esigenze d’informazione richieste sia dagli organi interni a livello centrale sia da parte dei cittadini.

Tra questi enti, vi è anche la Regione Emilia Romagna che già da tempo ha deciso di affiancare ai propri sistemi di gestione un sistema in grado di rispondere alle esigenze di analisi dei diversi utenti.

Proprio in questo contesto sono stati sviluppati diversi progetti presso le Direzioni Generali volti a soddisfare diversi bisogni informativi sia degli utenti interni che esterni. Alcuni esempi di risposte a tali esigenze sono:

• La capacità di misurare i flussi finanziari sul territorio
• La rilevazione del costo pro-capite per la sanità

La mia attività professionale si svolge appunto in questi contesti operativi e negli ultimi quattro anni ho avuto modo di partecipare alla progettazione e alla realizzazione di sistemi di BI volti alla risoluzione degli esempi riportati.

Con la Direzione Risorse Finanziarie e Patrimonio della Regione Emilia Romagna, si è realizzato un sistema informativo denominato Conti Pubblici Territoriali, appunto per rispondere all’esigenza di misurare i flussi finanziari sul territorio; ogni anno i bilanci di oltre 1000 enti (soggetti pubblici e non) vengono raccolti, riclassificati e consolidati. Le Entrate e le Spese degli enti considerati vengono declinate per settori di intervento, categorie economiche e localizzazione che permettono un’analisi approfondita della spesa. Tutte queste informazioni raccolte in questo sistema vengono utilizzate sia per analisi ad uso interno della Direzione sia per la pubblicazione per i cittadini disponibile sul portale della Regione.

La Direzione Generale Sanità e Politiche Sociali della Regione Emilia-Romagna, anche in ottemperanza di un obbligo di rendicontazione verso il Ministero della Salute, si è da tempo dotata di strumenti e processi organizzativi atti a monitorare la spesa sanitaria in un’ottica analitica, in modo da trattare separatamente i costi sostenuti da ciascuna azienda sanitaria e ospedaliera nella gestione dei singoli Livelli di Assistenza (ovvero delle singole tipologie di prestazioni che vengono fornite dal Servizio Sanitario Nazionale).

Questo processo richiede meccanismi strutturati di comunicazione fra le aziende del territorio, le regioni e il ministero: la gestione di questo interscambio di informazioni è largamente demandata alle regioni, che si pongono sia come garanti del rispetto delle direttive ministeriali sia come collettore di tutte le informazioni provenienti dal territorio.

Annualmente le aziende sanitarie emiliano-romagnole raccolgono le informazioni di gestione secondo un modello di contabilità analitica univoco a livello regionale, e producono a consuntivo un prospetto di bilancio analitico denominato “Modello COA”. Questo modello viene annualmente trasmesso alla regione, che applica una serie di controlli formali e concettuali (rispetto di determinati parametri logici, quadratura con i modelli di contabilità generale, etc…) e infine applica le trasformazioni necessarie per produrre il “Modello LA” o livello di assistenza, parallelamente i modelli COA vengono utilizzati dalla regione per le proprie analisi interne, e precisamente per l’elaborazione delle analisi relative ai “Costi Procapite per Livello di Assistenza”.

Il sistema di BI attualmente realizzato e da me gestito per la parte informatica, consente alla Direzione di assolvere a tali compiti velocemente fornendo sia un servizio alle aziende sanitarie che ai cittadini in termini di trasparenza.